Secretaria Virtual | Atención y asistencia

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La secretaria virtual realiza las actividades básicas de una empresa que son de vital importancia para su crecimiento. Conoce cómo puede ayudarte

La secretaria virtual se ha convertido en una necesidad para los emprendedores. Siendo la mejor solución para que puedas atender diferentes actividades a tiempo, con responsabilidad y certeza. Una gran ayuda para esos momentos de saturación en donde puedes olvidar realizar alguna tarea importante.

¿Cómo funcionan y qué debo hacer para tener este servicio? Emprende.cl es la asesora ideal para los emprendimientos en Chile, donde encuentras este producto pensado en ti. Con el objetivo de agilizar tus asignaciones a la hora de recibir llamadas de clientes, proveedores y visitantes. Es momento de tener una asistente virtual en el equipo.

¿Qué es una secretaria virtual?

Lo primero que debes saber sobre una secretaria virtual es que no se trata de una máquina o robot. Es un ser humano quien ejecutará tareas de atención, recepción, recordatorio y asistencia remota para tu beneficio laboral. Se caracteriza por ser independiente a la organización, y se contrata a través de empresas que ofrecen este servicio.

Esta labor se ha pensado para facilitar ciertos procesos básicos pero importantes dentro de una empresa. Por ejemplo, atender llamadas, recibir solicitudes telefónicas, anotar tareas y servir de recordatorio. Además, de responder correos electrónicos, dejar saludos corporativos y más.

Al ser una secretaria virtual no está presente físicamente dentro de la empresa. Sin embargo, cuenta con un número exclusivo en donde recibe todas las llamadas que se realizan. Así, podrá prestar un servicio cordial a quienes llaman, de manera remota. No obstante, esta asistente debe conocer los parámetros de la empresa para la cual trabaja. Por ejemplo, los objetivos, la misión, visión, números de contactos de las oficinas, direcciones, productos y todo lo vinculado a ella.

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Funciones específicas de una secretaria virtual

Con la definición anterior ya tienes una idea general de lo que hace una secretaria virtual. Sin embargo, es necesario que sepas con mayor profundidad cuáles son sus funciones. Así, podrás tomar una decisión a la hora de contratar este servicio en pro de tus beneficios comerciales. A continuación, las tareas principales que realiza un asistente virtual:

Gestionar la agenda

La agenda de trabajo del CEO, director o dueño de una empresa es muy ajustada. La secretaria virtual tiene la tarea de gestionar su día a día de acuerdo con los requerimientos y solicitudes que surjan. La labor de anotarlas, concretarlas y notificarlas al jefe forma parte de sus funciones básicas.

Responder correos electrónicos

El correo electrónico es un canal de comunicación e información muy utilizado en las empresas. En esta oportunidad, su tarea es recibirlas y darle la respuesta oportuna al requerimiento. Además, de canalizar la solicitud y remitir al ente competente dentro de la empresa. Es una forma de agilizar una labor tediosa, pero de alto valor para el crecimiento organizacional.

Redactar y recibir correspondencia

La comunicación interna y externa es clave para informar a los empleados, proveedores y clientes sobre cambios, actualizaciones o nuevas regulaciones. La secretaria virtual tiene la tarea de emitir comunicados. Bien sea directamente del CEO o de organizaciones gubernamentales, aliados comerciales, entre otros.

Archivar

El proceso de archivar que tiene que realizar una secretaria virtual es con documentos digitales. Se trata de llevar un orden cronológico, por tema, actividad y cualquier otra categoría, para mantener una organización en los archivos. Puede contar con un acceso directo a los servidores de la empresa donde aloja esta documentación.

Realizar pagos

Esta labor es un extra que no todas las secretarias o asistentes virtuales realizan. Aunque existe una oficina de administración de personal, puede ser una función más a realizar. Todo depende de las tareas que incluya el servicio a contratar.

Atención telefónica

Una secretaria virtual tiene como función básica efectuar un servicio de atención telefónica que incluya un mensaje corporativo. Adicionalmente, gestionar, dar respuesta y remitir los contactos a las oficinas correspondientes y a las personas a las que son dirigidas. Asimismo, debe llevar un correcto registro de llamadas entrantes en su respectivo orden y devolverlas en caso de ser necesario. 

Recepción de pedidos

A las empresas llegan pedidos cotidianamente. La asistente virtual tiene la función de recibirlos y remitirlos al lugar correspondiente. Sin embargo, ese trámite inicial va de su parte,  verificando lo que ha llegado y notificar alguna irregularidad, en caso de existir.

La labor de una secretaria virtual es importante en todo negocio. Principalmente en un emprendimiento donde la cantidad de empleados es reducida. Estas tareas básicas, pero de gran valor para la organización deben ser atendidas por profesionales dedicados.

En Emprende.cl cuenta con este servicio especialmente para ti. Si deseas contratarlo puedes hacerlo a través de un formulario. También, enviando un correo electrónico a soporte@emprende.cl o ingresando al chatBot de la web disponible las 24 horas.

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